Referat af ordinær generalforsamling 27. juni 2021

HF Rosenbækken

Referat af ordinær generalforsamling den 27.06.21

Medlemmer fra 53 haver var fremmødt.

 

1.     Valg af dirigent  

Frank Jensen have 159

 

 2.     Godkendelse af dagsorden

Laura fra kolonihaveteamet vil orientere om status på kloakering (punkt 6).

Under punkt 9 er valg af revisor 2 år og ikke som skrevet 1 år (tastefejl).

Dagsorden ellers godkendt

 

 3.     Nedsættelse af stemmeudvalg

Cecilia Gade Strand have 156, Claus Østergaard have 169 og Grete Hansen have 150

 

 4.     Bestyrelsens beretning fremlagt af formanden

Beretning for 2020:

Indledning

Goddag og velkommen, det er dejligt at se så mange der er mødt op i dag.

Det forgangene år har været præget af restriktioner ift. Corona, hvilket er årsagen til vi i dag har set os nødsaget til at begrænse denne generalforsamling til et medlem pr have.

Koncerter er blevet aflyst, det gælder både grøn koncert og Tinderbox. Det har været stille i foreningen de seneste mange måneder. Jeg synes det er dejligt at se der i flere haver i denne weekend har været liv og glade dage.

Heldigvis kan man nu snart påbegynde en almindelig hverdag.

HUSK vi skal igen ud af Coronaens skygge, og i gang med at leve livet.

Bestyrelsen vurderede i starten af sæsonen, ud fra de gældende restriktioner, at det var nødvendigt at holde foreningens toiletter lukket i perioder.

Man kendte ikke konsekvenserne af det virus som havde ramt hele verdenen.

Kontoret har ligeledes været lukket i perioder, det løste vi ved at varetage mere tilgængelig på mail og telefon. Hvor de enkelte problemstillinger er blevet løst.

Det lykkedes os at sælge foreningens gamle traktor, vi fik 7.000, - for den, hvilket vi mener var en god pris for den, da der skulle bruges en del penge på den for at få den til at køre igen. Vores gamle Ferguson har vist sig at fungere rigtig fint, som vi kommer til at få glæde af i fremtiden, hvor veje og stier igen skal rettes af.

 

Fælleshus

Det lykkes ikke i 2020 at finde fonde til at hjælpe med økonomien til et fælleshus i foreningen.

Arbejdet forsætter i den kommende sæson.

 

Kloakering

Laura er med fra Odense kommune, og vil fortælle mere omkring status.

Vi er ved at være i mål med kloakering i foreningen.

Dog mangler vi en færdigmelding fra entreprenøren og kommunen.

Jeg mener vi har været heldige at det meste arbejde er udført hen over vinteren, hvor brugen af haver har været begrænset.

I det store hele synes jeg det har været et godt forløb.

MJ Eriksen har reageret hurtigt når der har været brud på vandrør, og flinke til at hjælpe hvis nogen har haft udfordringer med tømning af tanke.

Bestyrelsen har ikke fundet en kloakmester for tilslutning af vand og kloak i haverne.

Vores udfordring er at byggebranchen under Corona har kørt på fuld damp, og da vi ikke kender datoen på hvornår vi kan påbegynde tilslutningen. Hvorfor det ikke er lykkes at få nogen i tale endnu.

Under kloakeringsarbejdet har det været problematisk med parkeringsforholdene. Jeg synes i det store hele at det er gået fint. Når kloakeringsarbejdet er afsluttet skal vi alle hjælpe hinanden med at der kun parkeres på p-pladserne og ikke på gange og stier.

 

Arbejdsdage

Det lykkes at afholde arbejdsdage, som blev afholdt iht. de gældende Corona restriktioner.

Der var enkelte som ikke havde mulighed for at deltage på de planlagte arbejdsdage, dem blev det aftalt med at de kunne udføre en arbejdsopgave uden for arbejdsdagene, og derved blive noteret for deltagelse i en arbejdsdag.

Følgende opgaver er blevet udført i den forgangene sæson: 

  • Indhegning ved containere på begge sider af Falen
  • Lukket traktor skur
  • Der er lavet et rum til festudvalget, hvor de kan have borde, stole og gril osv. stående.
  • Foreningens hække er blevet klippet
  • Foreningens bygninger er blevet malet, kontor, hegn og traktorskur mv.
  • Oprydning på foreningens arealer, gange og stier.

 

Kontoråbningstider

Kontoret vil i år være åbent i lige uger, hvor der vil være mulighed for at afklare dagligdags problemer.

Bestilling af vurderinger af haver kan enten gøres ved at komme på kontoret, eller sende mig en mail.

Hushandler er vi i bestyrelsen blevet enige om det holdes uden for kontoråbningstiderne.

Det vil sige det ikke længere er muligt at lave afslutning på handler: Vi er i bestyrelsen blevet enige om det holdes uden for kontoråbningstiderne.

Det vil sige det ikke længere er muligt at lave handler i kontoråbningstiden.

Havelejeren skal kontakt mig, hvorefter vi finder en tid til at lave handlen hurtigst muligt.

Vi mener dette er en mere flexibel løsning, hvor det frigiver tid til andre opgaver i kontorets åbningstid.

 

Festudvalget

Der blev afholdt en sommerfest sidste op, som blev tilpasset de aktuelle Corona restriktioner.

Det var mega hyggeligt, og det er dejligt at se foreningens medlemmer kan samles og hygge i fællesskab.

Tak til festudvalget, jeg håber i vil fortsætte jeres gode arbejde her i den kommende sæson.

Er der nogen som sidder og brænder for at være en del af festudvalget, er jeg sikker på at I skal være velkommen til det.

 

Nyt sorterings system vedr. afflad.

Vi har fået nyt affaldssystem, hvor vi skal sortere vores affald som alle øvrige borgere i kommunen:

Glas og metal

Pap og papir, husk nu at pizzabakker ikke skal i den container med pap.

Madaffald, det er vigtigt at der kun smides madaffald i denne container.

Restaffald, er til det som ikke kan komme i de andre containere.

Madrasser, plastikstole,  byggeaffald osv. skal ikke i restaffald, det skal den enkelte selv køre på genbrugsstationen.

 

Afslutningsvis vil jeg takke bestyrelsen, vurderings, fælleshus og festudvalget for deres arbejde i 2020

 

 5.     Årsregnskab fremlagt af kasser Lone Østlund.

Årsregnskabet vedtaget efter et par afklarende spørgsmål. 

 

 6.     Status på kloakering.

Laura fra kolonihaveteamet takkede for medlemmernes tålmodighed i forbindelse kloakeringen. Hun hører kun positive meldinger fra entreprenøren.

Arbejdet forventes færdigmeldt i starten af august måned og vi kan herefter tilkobles vand og kloak. I forbindelse med at det gamle vandsystem lukkes ned og det nye tilkobles vil vandforsyningen være lukket ca. en dag. Dato vil blive udmeldt.

Odense kommune udarbejder skema til brug ved tilslutning af de enkelte havelodder som en autoriseret kloakmester skal udfylde og underskrive. I Rosenbækken har bestyrelsen tilbudt at den (formanden) indsamler tilslutningerne og sender dem til kommunen. På denne måde vil både bestyrelsen og Odense Kommune have at overblik over hvilke haver der bliver tilkoblet kloakledningen.

Prisen er endnu ikke opgjort men forventes at blive de 4000 kr. årligt som var det oprindelige oplæg. Beløbet vil blive opdelt i to: en for etablering af ledningsnettet samt en for vedligeholdelse af pumpestationerne. Kravet er at beløbet betales til kommunen men beløbet til vedligehold vil blive sat på en konto som HF Rosenbækken kommer at stå for. Der vil blive udarbejdet et tillæg til lejekontrakten hvor dette beskrives.

Stigningen i lejen til Odense Kommune forventes at blive fra april 2022 i forbindelse med  betaling af næste års leje.

Kolonihaveteamet arbejder på at Rosenbækken kan blive kompenseret for det ekstraordinære vandforbrug som er opstået på grund af de gamle vandledningerne har lidt overlast i forbindelse med kørsel og gravearbejde på gangene.

Ødelagte hække erstattes i efteråret eller senest i foråret 2022, når arbejdet i HF Roersskov er færdigmeldt.

 

 7.     Indkomne forslag + forslag stillet af bestyrelsen

Forslag: 1

Forslagsstiller: Bestyrelsen

Emne: Nedlæggelse af toilet på gang 1

Laura fra kolonihaveteamet oplyste, at der fra kommunens side intet forbud er mod at nedlæggelse af et fællestoilet, da et fællestoilet på hver side af Falen til fulde opfylder kommunes krav.

Forslaget blev vedtaget med 46 stemmer for, 6 imod samt 1 blank stemmeseddel.

 

Forslag: 2

Forslagsstiller: Bestyrelsen

Emne: Trailere skal ind på havelodder.

Forslaget vedtaget. 

 

Forslag: 3

Forslagsstiller: Bestyrelsen

Emne: Bruge penge fra vandkontoen til at påbegynde opførelse af fælleshus

Forslaget vedtaget.

 

Forslag: 4

Forslagsstiller: Bestyrelsen

Emne: Opføre en pavillon på den gamle legeplads på vestsiden.

Forslaget vedtaget.

 

Forslag: 5

Forslagsstiller: Have 29 og 34

Emne: Bevarelse af toilet på gang 1.

Forslaget bortfalder ved vedtagelse af forslag 1. 

 

Forslag: 6

Forslagsstiller: Have 29

Emne: Bevarelse af ekstra hæk foran have 29.

Forslaget nedstemt. 

 

Forslag: 7

Forslagsstiller: Have 29 og 34

Emne: Afskaffelse af legeplads på vestsiden.

Forslaget indebar, at der på grunden skulle etableres to havelodder.

Forslaget nedstemt, da der på generalforsamling var stemning for at bygge et fælleshus på denne grund. 

 

Forslag: 8

Forslagsstiller: Have 53

Emne: Procedure for aflæsning af vandmåler på hvert havelod.

Forslaget vedtaget og det blev besluttet, at generalforsamlingen nedsætter et målerhold som laver en procedure for aflæsning af bimålere på hvert havelod. Nærmere info kommer senere.

 

Forslag: 9

Forslagsstiller: 64

Emne: Beskæring af træer mod Travbanevej. 

Bortfalder, da stiller ikke er tilstede på generalforsamlingen.

 

Forslag: 10

Forslagsstiller: Have 31

Emne: Opsætning af skilte mod kørsel på små stier ved gang 1.

Forslaget vedtaget.

 

Forslag: 11

Forslagsstiller: Have 109

Emne: Åbning af fællestoiletter i vinterperioden.

Nedstemt, da der ikke kan etableres varme i de nuværende toiletbygninger. Bestyrelsen vil se muligheder for at afkorte perioden, hvor toiletterne er vinterlukket.

 

Forslag: 12

Forslagsstiller: Have 34

Emne: Disponering af penge på vandkontoen.

Forslaget nedstemt.

 

 8.     Fremlæggelse af vejledende budget

Lone fremlagde budgettet for 2021 men understreger at det forventede overskud kan blive påvirket at en evt. større vandregning.

 

 9.     Valg til bestyrelsen og bestyrelsens suppleanter

  • Valg af kasserer for 2 år: Lone Østlund have 174 modtog genvalg.
  • Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år: Kirsten Schougaard have 28 modtog genvalg. Claus Ryge have 147 blev valgt ind
  • Valg af 2 suppleanter: Klaus Thy fra have 125 og Erik Pedersen fra have 165.

 10.  Valg af revisorer og revisorsuppleanter

  • Cecilia Gade Strand have 156 blev genvalgt til revisor 
  • Valg af to revisorsuppleanter: Lene Rimestad have 72 og Evald Muller have 68

 

 11.  Valg af vurderingsudvalg

De tre nuværende vurderingsmænd modtog genvalg:

  • Jan Bauer have 52
  • Kasper Dalager Kristensen have 8
  • Jacob Lykke Tænner have 127

 

 12.  Valg af aktivitetsudvalg

Aktivitetsudvalget består af 4 medlemmer og de opstiller igen:

Pia Søndergaard have 167

Frank Jensen have 159

Pernille have 167

Lotte ”Lolle” Schierff have 137

Birgitte Ryge have 147 meldte sig til aktivitetsudvalget.

 

 13.  Valg til målerudvalg

Udvalget kommer til at bestå af Dorthe Nørrehvede have 53, Tony Andersen have 175 og Ozkan Øzdemir have 104.

Udvalget skal melde måleraflæsninger ind til kasser Lone Østlund.

 

 Evt.

Tre store sten er placeret på havegang 1 og de ligger i vejen for redningskøretøjer. Bestyrelsen ser på problematikken ift. at sikre frie brandveje.

 

Bestyrelsen er blevet opmærksom på, der på generalforsamlingen er sket en procedure fejl.

Et medlem har, ved en fejl stemt via en fuldmagt, hvilket er i modstrid til §11.3 i foreningens vedtægter. Det er ikke tilladt at stemme til en generalforsamling via fuldmagt.

Den ugyldige stemme er blevet annulleret, men det ændrer ikke resultatet af de forslag, som var til afstemning på generalforsamlingen.

Bestyrelsen beklager fejlen, og vil udarbejde en procedure for det ikke gentager sig, ved fremtidige generalforsamlinger.

På bestyrelsens vegne. Formanden

Michael Tollak