Referat af bestyrelsesmøde den 9. november 2022

H/F Rosenbækken

Referat af bestyrelsesmøde den 9. november 2022.

Vintersæsonen er startet og bestyrelsesarbejdet plejer at blive droslet ned. Der kommer ikke til at ske i vinteren 2022/2023. Kredsbestyrelsen og Odense Kommune har begge gang i opfølgninger på byggeri og kloakering. Folketinget arbejder samtidig på en lovgivning om kolonihavehuse. Odense Havelodselskab lejekontrakt med Odense Kommune udløber i 2030 men allerede fra 2025 kan der starte forhandlinger om lejemålets forlængelse. Af alle de årsager er det tvingende nødvendigt at vi får styr på de ulovlige forhold der er / vil fremkomme i de opfølgninger som Kredsbestyrelsen og Odense Kommune foretager for tiden.

 Vi har derfor holdt et langt bestyrelsesmøde her i begyndelse af vintersæsonen. Men vi tager ufortrødent udfordringerne op og samarbejder med vores partnere om at få styr på forholdene. Hvad vi arbejder med kan du læse i referat:

 1.      Venteliste.

Flere kolonihaver har indført en intern venteliste for hushandler i havekolonien. Vi beslutter, at arbejde på at Rosenbækken også får en venteliste. Vi får ofte henvendelser fra mennesker der ønsker at købe en kolonihave i Rosenbækken. Men havehandler går hurtigt når først husene er vurderet og det spænder ben for at kan få grundig snak med de folk lejer en havelod her os. Ved handel lejer man ikke kun et havelod og køber et kolonihavehus. Med lejekontrakten følger en personlig brugsret til et havelod samt et forpligtende medlemskab af henholdsvis Dansk Kolonihaveforbund og H/F Rosenbækken.

Vi ønsker en dialog om de mange fordele og regler som følger med medlemskabet. Vi ønsker en dialog med kommende medlemmer i fred og ro i forbindelse med at de bliver skrevet op på ventelisten.

 2.      Generalforsamling den 19. februar 2023

H/F Rosenbækken holder ordinær Generalforsamling den 19. februar kl. 10. Afholdes i Kredsens lokaler på Skovsbovænget.

Vi ved for nuværende, at vi som bestyrelse vil stille forslag om forhøjelse af gebyret ved udeblivelse fra arbejdsdage samt et gebyr ved manglende indberetning af vandforbrug gældende fra 2023 og fremadrettet. Evt. oprettelse af en venteliste.

Og ikke mindst arbejder vi på færdiggørelsen af forslaget til vores nye Ordensregler. Endnu en bunden opgave som er givet af Odense Havelodselskab.

 3.      Fejning af skorstene.

6 havelodder har ikke fået serviceret deres ildsted og skorsten i 2022. Oplysninger om hvilke havelodder det omhandler er sendt til Odense kolonihaveteam som har myndighedsforpligtigelsen på området. Odense Kommune varsler politipåbud, hvis skorstene ikke renses.

Vi har nu i 5 år haft en procedure for opfølgning på servicering af skorstene og ildsteder. Den virker tilsyneladende ikke optimal, da der hver år er er adskillige ejere af skorstene, der mangler at tage kontakt til deres skorstensfejer. Det er ikke frivilligt om man vil have sin skorsten fejet - det er lovpligtige med et årligt eftersyn. Vi beslutter at udarbejde en ny procedure for sæson 2023.

 4.      Odense kommune laver 1. årsgennemgang af kloakering

Odense kommune har bedt bestyrelsen indsamle oplysninger om fejl og mangler ved kloaksystemet. Oplysningerne er videresendt til kolonihaveteamet og de vil sammen med entreprenøren lave en fysisk gennemgang i H/F Rosenbækken. Dette omhandler som udgangspunkt ikke kloakering af de enkelte kolonihavehuse. Der tages heller ikke stilling til udskiftning af evt. hækplanter.

 5.      Status på kloakering af kloakering og salg af kolonihavehusene.

Primo oktober modtog sendte Odense Kommune en status over hvilke havelodder der er færdigmeldt og hvilke der stadig sagsbehandles på i forhold til kloakering. Bestyrelsen fik sammen med statussen til opgave at videresende beskeder ud til de have lejere som der stadig sagsbehandles på.

Oversigten viser, at 103 havelodder ikke er kloakeret / ikke ønsker kloakering. Dette tal er så højt at det umuligt kan passe, og en mindre rundspørgen viser også, at mange fejlagtig tror, at de er kloakeret.  Vi vil gerne understrege at det er man først, når man via sin E-BOKS har modtaget en færdigmelding fra Odense Kommune.

Kolonihavehuse, som ikke har modtaget en færdigmelding men som udleder spildevand, er at betragte som ulovlige og dermed usælgelige.

Bestyrelsen har ved de seneste havehandler stået i store udfordringer med salg af ulovlige huse. Vi ser os derfor – desværre- nødsaget til at indstille al hushandel i resten af vintersæsonen. Handler i vintersæsonen en procedure som bestyrelsen har indført indenfor de seneste år og som vi ønsker at genoptage fremover

Vi håber, at de havelejere som tror de er tilsluttet / ønsker at blive tilsluttet kloaknettet, får lovliggjort deres havehuse i perioden indtil 1. april 2023, hvor en ny havesæson begynder.

Der er udarbejdet en mere dybdegående information om dette, som kan ses på Hjemmesiden, Facebook og i tavlerne.

 6.      Alle sagsmapper skal scannes ind.

Odense Havelodselskab har digitaliseret alle deres procedurer og sagsmapper. De opfordrer på det kraftigste alle haveforeningerne til at gøre det samme.

Vi vil derfor prioritere at få vores sagsmapper scannet ind og lagt på Drop Boks (vores elektroniske journalsystem). Vi er heldigvis allerede godt i gang, da vi i flere år har gemt dokumenter m. m elektronisk. Vores IT-system kan dog pt. ikke rumme alle data fra sagsmapperne og til at hjælpe med denne udfordring, har vi allieret os med en IT- sagkyndig

Bestyrelsen vil stadig være fysisk tilstede i haveforeningen, holder kontortid mm. Men vi digitaliserer, der hvor det giver sund fornuft. F.eks. at vi kontakter jer med mail, i stedet for breve.

 7.      Gennemgang af byggesager.

Den nye kredsbestyrelse har haft travlt med at gennemgå byggesager – nogle helt op til 4 år gamle. Det har resulteret i at 37 byggesager er gennemgået her i Rosenbækken. De enkelte have lejere har fået besked eller får snarest besked om afgørelsen. Det er rigtig mange sager i forhold til størrelsen på vores havekoloni og rigtig lang tid at vente på en afgørelse på en byggesag.

Bestyrelsen har været med til den fysiske gennemgang af byggesagerne i Rosenbækken– men har ikke indflydelse på afgørelsen. Vi har fået til opgave at kontakte de involverede havelejere i denne proces.

Pr. 1 september udsendte Odense Havelodselskab nye procedurer og der er den nu også lavet nye dokumenter i forhold til byggeansøgninger, så byggesager fremadrettet kan foregå mere gnidningsløst men også med mere kontrol i processen, både af bestyrelsen i Rosenbækken og Odense Havelodselskabs byggeudvalg.

 8.      Skidtrunde efteråret 2022

Der følges nu op på de skidtbreve, der blev udsendt medio oktober.

Rigtig mange hække var for høje og fyldt med ukrudt - så mange at bestyrelsen valgte ikke at udsende ”venlige hilsner”. Vi vil i stedet have særlig fokus på hække ved første havevandring /skidtrunde i 2023

 9.      Præmiehaver

Grundet stort arbejdspres aflyste den nye kredsbestyrelse præmiefesten. Vores egen ” fejring” aflyste vi også, da flere af lejerne i præmiehaverne ikke kunne deltage. De pågældende haver vil blive kontaktet af bestyrelsen for det videre forløb

 10.  Aflæsning af vand 2022

Vi skal nu for første gang til at aflæse vores egne vandmålere. Der vil blive sendt en besked/ mail ud til samtlige havelodder med information om hvornår der skal aflæses og indtastes vandforbrug for 2022.

Med opkrævning af havelejen for 2023 vil vandforbruget for i år blive indregnet. Der vil også blive opkrævet et beløb for estimeret vandforbrug i sæson 2023/24.

Kasseren vil på generalforsamlingen informere mere udførligt om dette.

 11.  Ekstra arbejdsdag / grus på gange og stier

Vi har endelig fået grus fra kommunen til vores stier og veje. Der planlægges en ekstra arbejdsdag og dette arbejde som vil foregå på begge sider af Falen. Det vil blive udmeldt af vejudvalget.

 12.  Næste møde

Vi satser på at bestyrelsen ikke får behov for at samles til fælles bestyrelsesmøde i december. Så næste møde er planlagt til den 10. januar 2023 kl. 18.